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Iscriviti a servizi di informazione del comune di Montelupo

Sms, newsletter, telgram, oltre a facebook e twitter. Da oggi i cittadini hanno la possibilità di scegliere con quale canale essere informati sulle attività del comune, ma anche su opportunità, bandi ed emergenze

 Le nuove tecnologie stanno cambiando radicalmente le nostre abitudini e i nostri stili di vita e possono semplificare anche la gestione della pubblica amministrazione.
Il luogo comune che associa un ente pubblico a lentezza, burocrazia, fino alla mancanza di trasparenza è davvero, sempre più, un luogo comune.
La normativa impone (giustamente e finalmente) ai diversi enti di pubblicare sul proprio sito tutte le informazioni relative alla propria azione; senza contare che un soggetto pubblico che non utilizza le nuove possibilità offerte dalla comunicazione rischia di essere autoreferenziale.
In questo senso il comune di Montelupo ha sempre avuto un approccio aperto nei confronti delle nuove tecnologie, anche quando ancora se ne parlava poco; basti pensare che la pagina Facebook del comune è attiva dal 2009 e che oggi conta oltre 6000 follower su una popolazione di 14.000 persone. Ad essa nel tempo si sono aggiunte le pagine Facebook "Ceramica Montelupo" e "Museo Montelupo", l'account Twitter "Comune Montelupo" e un canale You Tube.

Davanti a questo proliferare di canali e prima di attivarne di nuovi, l'ente ha sentito la necessità d fermarsi, analizzare la propria organizzazione ed elaborare la carta dei servizi della comunicazione.  Essa focalizza l'attenzione sui processi, sull'attività di sportello, sulla gestione dei reclami, prevede azioni di monitoraggio annuali e una policy per la gestione dei canali social.
Solamente dopo questo passaggio è stata fatta un'analisi per espandere i canali esistenti.


Uno dei rischi maggiori in un contesto in cui i modi per arrivare alle persone sono numerosi: è il caos. Si rischia la creazione di un rumore di fondo in cui i messaggi più importanti possono andare persi e in cui il cittadino, che diversamente dal passato, è soggetto attivo in questa interazione, scelga di chiudere la comunicazione.


Il comune di Montelupo ha quindi deciso di investire nella realizzazione di una piattaforma "multicanale": in pratica un sistema che prima di tutto organizza i contatti suddividendoli per campi di interesse (non possiamo mandare a tutti le stesse informazioni) e poi permette di scegliere attraverso quali canali inviare una comunicazione:  SMS o mailing, messaggio di attraverso Telegram, post su Facebook, tweet, fino ad arrivare a una telefonata preregistrata a numeri fissi per casi di emergenza.  Tutto questo scrivendo una volta sola lo stesso messaggio e poi adattandolo per i diversi canali.  (vai al form)


"La nuova comunicazione non è più una moda, ma diventa un servizio. I social network, e sistemi di messaggistica, non sono più associati solo allo svago, ma possono consentire soluzioni ai piccoli e grandi problemi quotidiani. Il sistema progettato dalla società Computer Assist, e sperimentato proprio dal comune di Montelupo, nasce inizialmente per la comunicazione di emergenza, ma trova applicazione in numerosi campi: gli avvisi in caso di problematiche a scuola, l'invio di informazioni a gruppi di interesse, la promozione degli eventi e del territorio. Il vantaggio è che ci permetterà in maniera semplice di parlare con i cittadini, raggiungendoli tutti nei casi di necessità,  ma anche mandando comunicazioni specifiche. Il sistema di gestione è molto semplice e consente anche economie gestionali. Ci siamo posti l'obiettivo non solo di moltiplicare i canali, ma anche di razionalizzare la nostra azione. I cittadini devono avere la possibilità di essere informati, ma non inondati dalle notizie", afferma l'assessore alla comunicazione, Marinella Chiti.

Tutti i cittadini che erano iscritti al precedente sistema ed avevano richiesto l'invio di comunicazioni mail e sms sono stati automaticamente inseriti anche nel nuovo data base; ovviamente è possibile cancellarsi in maniera molto semplice, attraverso un link. 

Coloro che, invece, non sono ancora registrati trovano un form sul sito del comune che permette di iscriversi, scegliendo sia il canale che i temi di interessi.

Fra i diversi canali a disposizione, è stato scelto il canale Telegram in quanto consente una comunicazione unidirezionale e si presta maggiormente per un tipo di comunicazione istituzionale.
Per iscriversi occorre installare l’applicazione dalla pagina https://telegram.org o dallo store del proprio smartphone; è necessario aprire la app, inserire nel motore di ricerca @comunemontelupo e cliccare su "Unisciti". Il programma è GRATUITO.

La fase di attivazione vera e propria della piattaforma è stata preceduta da un’analisi di tutte le banche dati dei contatti dell’ente: sono state ripulite, rese omogenee e sono stati eliminati eventuali doppioni.
Il data base di Informabene oggi conta 8708 nominativi, suddivisi per tipologia e ambito di interesse.  Grazie all’utilizzo di etichette identificative e di campi (età, zona di residenza…) è possibile individuare un segmento specifico della popolazione a cui inviare un messaggio e attraverso quale canale.


Il progetto mira proprio a raggiungere il maggiori numero di persone possibile, fornendo loro le notizie a cui sono interessati o di cui hanno bisogno.
Con un'unica eccezione: in caso di emergenza reale il messaggio sarà diffuso in maniera capillare al fine di garantire una maggiore sicurezza dei cittadini.  
Un altro vantaggio non secondario del nuovo sistema è che permette di avere report dettagliati delle attività e capire quindi come vengono utilizzati dalle persone i diversi strumenti al fine di rivederne nel tempo l'impiego anche da parte del comune.



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